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小微会议在公司占的比重大，其中车、餐、酒店等是会议的主要支出方向，10月19日，ACCP与“采购中国”联合举办小型研讨会，共28位合规官与采购负责人面对面深入的交流。
餐
“餐”确实是个很大的风险，因为在小微会议中估计有80%甚至更大的费用可能都是餐费的支出，所以怎么去管理好餐费，让餐费更透明是我们在小微会议中一个主要的问题。
有参会者表示在自己公司，他们的小微会议其实送餐比较多，口碑和大点都可以送外卖，但是有个问题比如说使用美团的话，送餐费的发票要从哪儿来呢？有参会者表示他们另外有个供应商买餐的，让他把美团外卖的发票进行收集，配送跟进、发票等都由他们来负责。
现在很多小微会议是在餐馆进行的，从合规的角度来核实餐馆，其实可以用三个纬度：
第一纬度是，餐馆是否是真实存在的？
第二纬度是，交易是否真实？
第三纬度是，这顿饭是不是真的吃了？
有参会者表示，对于第一纬度建立了白名单机制，至少保证这个商户是百分之百真实存在的，相比黑名单更看重对于白名单，因为黑名单很难证实这个商户一定有问题。
小微会议中，这顿饭有没有吃的真实性怎么判断？
有参会者表示，会做spot check，on-sitecheck；还有参会者表示会采用线下实地跟会与线上远程跟会相结合的方式。
对于报销人数和真实人数不符合的情况
有参会者表示会进行飞行检查，但是飞行检查只是一定比例，占比20%，还有80%是在游离状态，现在也处于一个探索的阶段。如果参会人员签到是真的，那么这顿饭的真实性就能保住了，参会者向我们分享现在正在试着开展电子签到，目前是在使用微信签到，所以在名单里的医生是肯定验证过的，比起纸质版签到，电子签到的门槛相对比较高。目前在推动对所有的会议都需要进行签到，只是后面小微会议的比例会提高。但也会遇到有些医生很敏感，不愿意绑定的情况，可能需要纸质和电子相结合，现在还在探索阶段。所以我们能做的可能只有提高门槛，比如说这个手机号绑定了一位医生以后，以后这个手机号就永远是这位医生的。
小微会议将“餐”与讲者合起来一块核查？怎么核实这个讲者的真实性？
有参会者表示餐和讲者的核实应该是可以一起进行的。就怎么核实医生的讲者库这一问题，还是比较难的，因为信息获取是需要经过同意和授权的，一个难点是获取原始图像，另一个难点是讲者在现场可能不同意你进行拍照。
小微会议中，用车是怎么解决的？
有参会者表示该企业用车内核是滴滴在做，IT配合做接入。员工通过企业微信号使用会议id就可以直接定车，同时能跟踪到他整个行程和用车记录。与滴滴是走企业的合同，所以不用现金支付，直接企业后台走付款。难点是月结支付对账是个浩大的工程，部门负责人无法清楚了解费用去向。另外有企业采用由员工刷卡支付，用发票、行程单进行报销的方式。
如何选择用车供应商？
有参会者表示他们公司会从程序上先让销售做一定的推荐，基于2016没有合规问题的供应商，再加上采购的供应商清单，对于这些供应商会先建议他们做Due Diligence（以下简称DD）。当然做这个调查会产生一定的费用，这个费用是车队来承担，如果车队不愿意进行DD的话，在评选的时候可能会是一个减分。
在选择用车供应商时，安全、资质、保险、限制条款是采购和合规的共同考量。
神州的优势是平台自己的人与车，相对管理比较好。劣势是二线城市覆盖不多，峰值车价最高是平时的1.6倍。由于有过事故，某企业采购表示，现企业已全面禁止销售自驾跨省域接送客户。
对报销参杂水分有什么好办法
有参会者表示这挺难核实的，比如说有时候报上来的小微会议跟真实酒店名字可能不匹配，特别是中文的独特性，叫饭店的可能是酒店、叫酒店的也可能是饭店，除此之外即使酒店是真实的，在酒店中的费用具体用在哪儿了，是吃饭还是会场我们不清楚。就订酒店有参会者表示他们公司通过平台直接定酒店资源，支付这一块也通过平台来支付，以此来保证透明性，付款凭证非常清晰。
有参会者表示，遇到这样的情况，赞助的时候钱要求付给医院，由医院付给供应商，企业不能直接支付给供应商。这就会碰到两个问题，一个是医院付钱给旅行社的时候，他觉得旅行社定价比常规我们在报纸上或广告上看到的高了，医院只同意付常规机酒价，宁愿把多的钱退给赞助企业。比如买去美国的机票，医院可能觉得超过了估旅价值，他可能拿旅行社的价格去比。二是可能没人跟进会议结束后后续对供应商的付费，很有可能供应商会有几笔坏账。
赞助/捐赠项目的管理费、立项费、服务费
有参会者表示他们公司允许收，会参考自己主办会明确的标准，一般允许收立项费10%-15%，第三方服务费一般不会允许超过15%。企业内的采购与合规官需要判断的是市场公允价格的区间。
新政策出台：“三定一有”
上海出台了一个上海地区的医药代表登记备案的办法，企业人员拜访的接待规定里面有一个“三定一有”的规定：定时间、定地点、定人员、有记录，就是说只能做学术推广，而所有的推广必须公开进行不得私下接触。上海就出了一个细则就是“三定一有”，所有的拜访和在医院开的科室会议必须到医院的医务处去备案，而且同时要求你的拜访和会议并且必须是有两人以上的会议，其中一个人必须是医务处的人。第一次不去备案是警告、第二次不备案停药3-6个月，第三次不备案就进入黑名单，进黑名单就是说至少五年内不能在这家医院采购。
在新政策出台看未来3年的趋势，科室会会减少、国际会将会增加。普药的知识更新为2年，而肿瘤药的知识更新仅为2个月。肿瘤药的销售代表的知识无法跟上实际需求，医生对于海外的交流需求将会日渐增多。
在会议中，大家从合规的角度看采购，从采购的角度看合规，参会者们交流了自己的心得与亲身经验，收获颇丰，期待我们下一次的相聚！
场地鸣谢：感谢嘉中咨询的场地支持