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合规&采购面对面

原创2017-10-25 合规行业专业圈

小微会议在公司占的比重大,其中车、餐、酒店等是会议的主要支出方向,10月19日,ACCP与“采购中国”联合举办小型研讨会,共28位合规官与采购负责人面对面深入的交流。


小微会议定义: 3万以下不用旅行社的可以被定义为小微会议



“餐”确实是个很大的风险,因为在小微会议中估计有80%甚至更大的费用可能都是餐费的支出,所以怎么去管理好餐费,让餐费更透明是我们在小微会议中一个主要的问题。

 

有参会者表示在自己公司,他们的小微会议其实送餐比较多,口碑和大点都可以送外卖,但是有个问题比如说使用美团的话,送餐费的发票要从哪儿来呢?有参会者表示他们另外有个供应商买餐的,让他把美团外卖的发票进行收集,配送跟进、发票等都由他们来负责。

 

现在很多小微会议是在餐馆进行的,从合规的角度来核实餐馆,其实可以用三个纬度:

第一纬度是,餐馆是否是真实存在的?

第二纬度是,交易是否真实?

第三纬度是,这顿饭是不是真的吃了?

有参会者表示,对于第一纬度建立了白名单机制,至少保证这个商户是百分之百真实存在的,相比黑名单更看重对于白名单,因为黑名单很难证实这个商户一定有问题。

 

小微会议中,这顿饭有没有吃的真实性怎么判断?

有参会者表示,会做spot checkon-sitecheck;还有参会者表示会采用线下实地跟会与线上远程跟会相结合的方式。

 

       对于报销人数和真实人数不符合的情况

有参会者表示会进行飞行检查,但是飞行检查只是一定比例,占比20%,还有80%是在游离状态,现在也处于一个探索的阶段。如果参会人员签到是真的,那么这顿饭的真实性就能保住了,参会者向我们分享现在正在试着开展电子签到,目前是在使用微信签到,所以在名单里的医生是肯定验证过的,比起纸质版签到,电子签到的门槛相对比较高。目前在推动对所有的会议都需要进行签到,只是后面小微会议的比例会提高。但也会遇到有些医生很敏感,不愿意绑定的情况,可能需要纸质和电子相结合,现在还在探索阶段。所以我们能做的可能只有提高门槛,比如说这个手机号绑定了一位医生以后,以后这个手机号就永远是这位医生的。

 

小微会议将“餐”与讲者合起来一块核查?怎么核实这个讲者的真实性?

有参会者表示餐和讲者的核实应该是可以一起进行的。就怎么核实医生的讲者库这一问题,还是比较难的,因为信息获取是需要经过同意和授权的,一个难点是获取原始图像,另一个难点是讲者在现场可能不同意你进行拍照。



小微会议中,用车是怎么解决的?

有参会者表示该企业用车内核是滴滴在做,IT配合做接入。员工通过企业微信号使用会议id就可以直接定车,同时能跟踪到他整个行程和用车记录。与滴滴是走企业的合同,所以不用现金支付,直接企业后台走付款。难点是月结支付对账是个浩大的工程,部门负责人无法清楚了解费用去向。另外有企业采用由员工刷卡支付,用发票、行程单进行报销的方式。

 

如何选择用车供应商?

有参会者表示他们公司会从程序上先让销售做一定的推荐,基于2016没有合规问题的供应商,再加上采购的供应商清单,对于这些供应商会先建议他们做Due Diligence(以下简称DD。当然做这个调查会产生一定的费用,这个费用是车队来承担,如果车队不愿意进行DD的话,在评选的时候可能会是一个减分。


在选择用车供应商时,安全、资质、保险、限制条款是采购和合规的共同考量。


神州的优势是平台自己的人与车,相对管理比较好。劣势是二线城市覆盖不多,峰值车价最高是平时的1.6倍。由于有过事故,某企业采购表示,现企业已全面禁止销售自驾跨省域接送客户。


会场


对报销参杂水分有什么好办法

有参会者表示这挺难核实的,比如说有时候报上来的小微会议跟真实酒店名字可能不匹配,特别是中文的独特性,叫饭店的可能是酒店、叫酒店的也可能是饭店,除此之外即使酒店是真实的,在酒店中的费用具体用在哪儿了,是吃饭还是会场我们不清楚。就订酒店有参会者表示他们公司通过平台直接定酒店资源,支付这一块也通过平台来支付,以此来保证透明性,付款凭证非常清晰。

 


有参会者表示,遇到这样的情况,赞助的时候钱要求付给医院,由医院付给供应商,企业不能直接支付给供应商。这就会碰到两个问题,一个是医院付钱给旅行社的时候,他觉得旅行社定价比常规我们在报纸上或广告上看到的高了,医院只同意付常规机酒价,宁愿把多的钱退给赞助企业。比如买去美国的机票,医院可能觉得超过了估旅价值,他可能拿旅行社的价格去比。二是可能没人跟进会议结束后后续对供应商的付费,很有可能供应商会有几笔坏账。

 

赞助/捐赠项目的管理费、立项费、服务费

       有参会者表示他们公司允许收,会参考自己主办会明确的标准,一般允许收立项费10%-15%,第三方服务费一般不会允许超过15%。企业内的采购与合规官需要判断的是市场公允价格的区间。


趋势


新政策出台:“三定一有”

上海出台了一个上海地区的医药代表登记备案的办法,企业人员拜访的接待规定里面有一个“三定一有”的规定:定时间、定地点、定人员、有记录,就是说只能做学术推广,而所有的推广必须公开进行不得私下接触。上海就出了一个细则就是“三定一有”,所有的拜访和在医院开的科室会议必须到医院的医务处去备案,而且同时要求你的拜访和会议并且必须是有两人以上的会议,其中一个人必须是医务处的人。第一次不去备案是警告、第二次不备案停药3-6个月,第三次不备案就进入黑名单,进黑名单就是说至少五年内不能在这家医院采购。


在新政策出台看未来3年的趋势,科室会会减少、国际会将会增加。普药的知识更新为2年,而肿瘤药的知识更新仅为2个月。肿瘤药的销售代表的知识无法跟上实际需求,医生对于海外的交流需求将会日渐增多。

 

在会议中,大家从合规的角度看采购,从采购的角度看合规,参会者们交流了自己的心得与亲身经验,收获颇丰,期待我们下一次的相聚!




场地鸣谢:感谢嘉中咨询的场地支持

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