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八月活动报道

原创2017.08 合规行业专业圈

Event Spot Check项目

现状与发展方向


本期嘉宾

     礼来             Robin

    赛诺菲           潘达明

 嘉中咨询          Tina


Robin:从公司管控的角度看,飞行检查对于企业的价值在哪里?2012年就开始有公司开始做飞检项目,最开始做飞检的目的是为了检查会议的真实性,到了第二阶段,做了4,5年后,光看真实性不能满足我们的需求,我们越来越看重整个会议的质量,包括会议是否能够满足市场部或医学部的要求,是否有Off Label的内容。第三阶段,那未来3到5年,我们还会有哪些新的关注点?


潘达明:赛诺菲2015年开始做飞检项目,一般我们会对飞检对象做一个筛选,这个筛选过程是比较有争议的。医生的突发性事件概率较高,临时取消的会议,是否就能判定为假会?根据提交计划的时间来抽选检查对象,早提交计划的人抽到的概率较大,这是否公平呢?可以用什么样的方法可以满足我们最初的目的,公平、有效的发现风险.


1Spotcheck项目结束后,后续报销单配合T&E进行复查

   有合规官分享了经验,在会议后,做事后财务系统的报账时还会把相关的信息也植入进去,包括做了很多努力把前端和后端的信息连接起来,从它的准确性各方面来进行一个考量和管控。除此之外还尝试让内部的随会人员到一线现场再做一个现场的checking,比如说check发票、水单、签到表。这样做一是可以把信息很真实的还原到最后的报账日程,二是从效率的角度来讲,可以很快的帮助提效,至少内部人员随会的一些会议大部分的报账、文件检查的工作在前端就把它前置了。通过事后的审查比对事中的报告,能够提高效率,还原会议真实性。

 

2在做跟会的时候结合暗访的手段

  在暗访前提前收集信息,随机抽取会议或用餐,在开始后一小时进行电话证实。有进行过暗访的合规官表示,有个别现象是可能你来检查就开会,你不来科室会可能就不开了。也有风险譬如没有检察人员到现场,临时更换低级别的讲者,但付讲课费时,支付的是高级别讲者的费用。所以认为小型的会议可以进行部分暗访,想了解如果不提前通知,会议是否会开,以此来和管理层沟通。

 小会变动性很大,但大会时间相对比较固定,延期或者取消的情况不多,所以这样的话,大会可以提前暗访,暗访也是为了看如果没有人在的话,会议会不会如实进行。

 

3On-site spot check和Remote spot check的优劣分析

有合规官表示,比起on site spot check,remotespot check的成本更低,比如节省差旅费,并且效率更高,通过手机网络、微信等会比较方便一些。也有合规官表示,remote spot check有个问题是可能只能看到会议的真实性,比如拍摄长者和签到表的照片,会中小视频。但其实我们跟会的目的是看每次会议的费用花在哪儿了,如果说科室会在会前或者会后有茶歇费用,这部分费用的真实性通过remote的话我们无法监控到。

针对人手有限的企业,合规官会设定一个标准,譬如低于万元且无讲者的会议,只做T&E的事后审查。

另外,remote spot check是否会有讲者不愿意被拍摄,数据存储地,保存时间?是否会涉及隐私保护问题,如何说服管理层消除担忧?在拍摄之前与讲者沟通,取得同意;或者站在远处拍摄参会者的背影,再或者仅使用电话跟会。电话跟会需要对方有台上台下互动,以减少risk。

目前来看类似于新品发布等大会的搭建费用及媒体费用的风险高于用餐。


 

总结:科室会量大,随机性高,抽检时关注取消率与推迟率。通过雷达软件,对员工进行评分,在下次做样本筛选时,高风险员工被抽样率高。Spot check是公司希望通过好的方式去推动公司业务,另外通过这个项目推动公司内部crossfunction进步,可以link到财务部门,通过报告看制度是否有需要调整的地方。例如讲者质量的降低,是否要依据FCPA重新考虑重新调整讲课费用;如果计划上说取消了晚宴,财务报销时又有晚宴的发票,是否需要调查。


另外对于公司而言,数据都散落在各部门,要收集统计内部数据并不容易, 对remote spot check未来的畅想,倘若能够帮助搜集这些零散的数据,那将是他的价值所在。


哪些系统正在有效支撑合规工作

及其优劣分析


本期嘉宾

     贝朗医疗      Angela

     安永             陈炽

     嘉中咨询      Edward


1大数据分析的系统是支持合规的一个很重要的系统,那么什么样的数据是真正有质量的?什么样的系统能够提供有效数据?

       有合规官表示,数据的质量可以从两个方面来看:一个是数据够不够多,另一个是这个数据是否真实的。数据往往越客观、越真实越好,但是也不能排除会有造假数据的可能。比如说,餐费是一个造假的高危消费,我们碰到的问题就是目前餐厅系统上的数据不能直接过来,其实如果数据是来自很客观的服务方的话,更能真实地还原当时的消费场景,这可能也是未来的趋势。

大数据分析的系统是支持合规的一个很重要的系统,有合规官表示,我们首先应该思考我们通过系统要达到什么样的效果,所以要先要设想你需要什么?系统其实是为我们服务的,我们要把系统的价值发挥到最大化,从而让我们的工作更加efficient、更加effective。

还有合规官表示,如果能够从供应商获取场景消费的每个节点的数据的话,这样的数据会相对比较客观,但是现在的问题是很多公司合规用的数据都是散落在各个系统里的零散数据,实际上最好的数据是所有的数据都是根据一个event拎在一起的,合规官建议可以走一个预算,假设有一个活动需要花费1万,餐费花四五千,场地花了一定金额,根据event来走的话,可以把场景还原。

2数据的来源

      有合规官表示,数据的来源一般有两种,一种是公司内部产生的,还有一种是第三方提供的。合规官以公司开展市场活动为例,市场活动原始的数据是来自于销售的申请,接到申请后公司内部员工会将相关的数据录入系统,例如活动的时间、地点、内容、人员数量、讲者数量之类的原始数据。再往下走,数据会传输到采购部门,采购部门会根据采购的情况,可能要search一些vander,可能要经过一些评价,最后锁定一家vander,经过和vander的洽谈,可能又有一些数据,然后通过活动的方式来进行验证,在活动举办完,财务还会有一个报销的系统,vander使用完毕会进行对外支付,财务对外支付完又有一个data。所以从这个例子来说,我们可以看到,数据的来源很可能是内部工作人员手动形成的,再加上一部分系统生成的。

 

3怎么样保证数据的真实性?

      怎么保证原始数据的质量和真实性,有合规官认为最少是两个维度的考量,一个就是无意中填写的数据质量上有缺失,描述时可能填写错误了,或是在录入的时候,金额、数量录入错了,也是有可能的;还有一种可能是恶意的,这可能是个别的情况。但是这两种情况,其实系统性的分析是可以看出来的,当你不小心录入错了,这条记录与其他记录之间是有明显的差异的。

就录入时如何保证原始数据的质量这一问题,合规官表示,在录入的时候可以设置一些限制,录入的数据一定要是什么样的长度、什么样的格式......

举个例子,当我们通过报告来present热点是什么、趋势是什么,主要风险在哪里,可能在这过程中有一些数字需要推敲,我们需要按照时间点完成报告并保证报告的准确性和及时性。所以我们每月需要数据源的owner按照我要求的格式、质量来把数据完成出来。如果是系统上的数据,可能相对容易一点;如果是manual可能会比较麻烦一点,可能这个月没问题下个月突然出错了、或者拷贝的时候多拷贝一次等等。所以,拿到原始数据的时候,要有严谨的data quality check,以保证汇报的东西是有价值的

 

4流程管理系统

      流程管理是什么?比如说跟会,其实跟会也是流程管理的一个当中事件,派人去看或者说事中监督都是流程管理的一个点,其他的像会议里的用餐、用车、用房间这些点,目前暂时还没有这样的系统来对他们进行监控。

流程管理系统可能是比较缺失的一块,可能未来也是对我们工作最有帮助的系统,尤其是我们监督的各种各样的会议,如果真的有一个系统能让我们从事前、事中、事后都能获得相关的数据,而且在整个系统里能看到进度是一个很好的方面。

  

5合规培训系统

      合规培训,分线上和线下两类。常见的线上培训比如通过E-learning或者一些内部系统还有线下的培训课程都是为了使得所有的员工都能很容易的接触到比较全面的或者说细分的一些小的skill,使得新员工能够短时间赶上合规的要求。培训系统本身有两个角度,一定是用IT技术再加上通过一定方式做一些系统培训。除此之外,培训的项目很重要,如果是枯燥的、照本宣科的项目可能效果不太好。



场地鸣谢:感谢贝朗医疗的场地支持


特别鸣谢上海嘉中投资管理咨询有限公司、环球律师事务所、北京市中伦(上海)律师事务所、君合律师事务所四家协会年度合作伙伴对协会的大力支持


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