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五月活动报道

原创2017.05 合规行业专业圈

记得去年11月,由ACCPCPHR联合举办了“HR talk with Compliance”的话题,在HR与合规圈内获得了一致的好评,今年5月,ACCP再次与CPHR联合举办合规官与人力资源官的对话,旨在研究合规领域的跨部门合作管理方法。


此次我们邀请到了人力资源与合规领域的资深高管通过自身丰富的从业经验着眼于招聘、培训、绩效、合规文化及奖惩机制从员工入职到离职的过程管理中所涉及的各方面展开讨论像与会者分享了许多实践案例引发思考。HR与合规官们在日常工作中如何加强跨部门合作最大程度地保护公司利益。



合规领域嘉宾


Tong Wu 庞贝捷工集团亚太区合规负责人

Magen Tang Shire中国合规负责人


HR领域嘉宾


Yubo Liu - 原礼来中国人力资源负责人,绿叶制药集团副总裁/人力资源负责人,翰威特首席高管教练

Jenny Ni - 陶氏化学大中华区人力资源总监,合规委员会成员,华师大MBA/上外MBA和亚欧商学院导师,CPHR


主持嘉宾


Beryl Cheng - 嘉中咨询人力资源总监兼首席合规官,国际教练联盟ICF认证教练,CPHR



如何招聘到正确的人?高层岗位候选人过去的合规记录,是否会影响到他未来的职业发展?

 

诚信是招聘的第一标准。假设候选人在前期面试时获得了BU Head的认可,在背景调查时发现他有合规问题,但在面试过程中他曾主动向面试官还原事件背景,发生原因,结合候选人当下回顾事件的立场与态度,面试官就事件性质、候选人岗位敏感度再做出评估。如果候选人在面试时选择隐瞒或欺骗,那他肯定不会被录用。我们只能说,HR与合规官的作用是在流程管控中,尽量发现问题,在候选人与岗位能力相匹配的情况下,给到候选人一个公平、公开的正视问题的机会,给他一个与其他候选人一起进行录用评估的机会。

 

新员工入职后,如何做好入职管理,做好提前防范?

 

录用意向书是第一道防火墙。在发送offer的时候,将员工手册、行为准则一同发送给新员工。入职第一天,签署知晓书与保密协议。信息真伪核实(文凭、经验是否有作假)。培训解读公司政策,什么是合规,红线在哪里,不合规的后果。Line Manager 做监督管理。CEO倡导企业价值观的对外输出,通过各种途径宣传对合规零容忍的态度。HR与合规的关系并不是简单的合规制定政策,HR负责执行,两个部门应该是合作的关系,共同为企业建立合规文化。

 

试用期内解聘如何处理?

 

HR需要培训Line Manager绩效评估标准,不要在最后一天才通知员工试用期不合格,不能被转正。假设有六个月的试用期,企业应有足够的时间观察员工,并且在试用过程中告知员工,他哪里不符合企业用人标准,使他有心理准备。中国劳动法规定,试用期内解聘员工,企业需要证明,员工为什么不达标,是否有做过培训、转岗等措施。如果员工有合规方面的问题,需要合规部门进行评估。即使是在试用期内解聘也需要非常慎重。

 


当公司较小,其他部门(例如HR、内控、法务等)监管合规职责,如何确保没有利益冲突的问题?

 

成立合规仲裁委员会是比较好的办法,由各部门的最高领导人担任委员会的成员。涉案部门的领导进行回避。独立的调查官做调查后,由合规仲裁委员会进行决策,如果涉案严重,还可以邀请外部律师进行评估。另外,如果是全球化企业,从总部到亚太区,通常都会有一条独立的Hot Line进行举报,当你感觉中国地区有利益冲突的时候,可以上报亚太或者总部。

 

如何将合规管理融入到绩效管理中?

 

首先,要确保绩效管理设定的流程是合法的,是符合中国劳动法,并且通过职工代表大会或工会的确认。

其次,界定要清晰,做好各业务部门的培训。

第三,年初在绩效设定时,目标设置的数字化,可衡量化,避免受个人好恶影响。

第四,定期回顾,并且有文字记录。

 

对于不同职能,如何确定匹配的指标?如何平衡好合规与业绩?除了浮动奖金以外,是否还有过程考核?嘉宾们认为在推行合规的阶段,公司要有勇气牺牲短期业绩。同时,注意销售、利润、资金运用、固定薪酬与变动薪酬的比例调整。另外,销售奖金不仅仅与销售额挂钩,更多增加行为的考核,比如客户拜访、会议频率,同时降低现金支付比例。晋升制度也需要与合规制度及过程管理紧密挂钩。比如:对于普通员工,按时完成公司设定的培训课程等。对于团队领导,要求其引导团队合规管理,如每年必须要做几次合规培训,每月的例会上必须有一个合规话题等。

 


“You get what you measure.” Jenny Ni


疏优于堵,不要对于苛求拜访次数,会议数量,微信定位等等,对员工给予信任,营造一个愉快的工作环境。通过一些大数据工具引导销售行为,让销售知道企业制定绩效背后的目的,是帮助销售达成他的目标。但要讲清楚,一旦触犯到合规底线,哪怕是Top Sales也不会有例外,凡是接到举报并核实,如果不被解聘,那么绩效奖金也是零。


我们知道医药行业属于合规高风险行业,因此,企业愿意在此方面的投入较多,特别是一些领先企业的合规团队可谓超豪华配置,而且,体系相对比较完善。那么,对于合规从业人员较少的行业和企业来说,有什么最佳实践?如何有效利用各种资源?

 

Tong服务的公司,在亚太地区有7000名员工,分别分布在14个国家,分为7个业务单元。然而合规团队只有2.5人,善于借用其他部门资源就显得极为重要。做合规最重要的一点是要用当地的语言与当地员工进行沟通。所以,合规培训不再由合规部来完成,Tong开始启动合规形象大使的项目,由合规部给业务的领导一个标准(了解业务状况、有内控能力),由他们自行推选合规形象大使。大使实线汇报给业务领导,虚线向亚太区合规部汇报。项目启动第一年,在中国以外的每个国家推选合规形象大使,主要负责用当地语言传递亚太区的合规信息,培训内容主要是政策与理论。第二年,在中国的各个BU进行推选,培训内容会增加更多案例。第三年,由业务线评选最佳大使,设立激励措施。合规部通过微信群,分享实践案例;在企业全球官网上推广此项目,大使的名字会出现其中等举措与形象大使们努力拉近距离,建立团队感。

其实合规没有一个标准,要根据企业的业务状况,所处的阶段,去设计适合企业的合规体系。

 

如何建立企业的合规文化?

 

合规的目的是保护公司,并且让员工体会到合规带来的好处。制定政策时要符合实际情况,要确保员工理解是为了业务顺利进行。当越来越多的员工找合规部咨询的时候,这就说明员工的合规思维已逐步建立。

CEO重视,业务部的最高负责人必须要重视,有流程必须去执行;把合规管理作为业务可持续发展的一项任务。流程要完善,要整合到整个管理系统中去。

合规政策制定者要了解业务需要,并且知道痛点,设置科学合理的考核指标,市场部提供好的资源支持,使得业务人员可以做正确的事也能完成指标。确保处罚机制一视同仁,公平公正。有了合理的政策,就会发生行为改变。而行为的变化带动思维方式的变化,循序渐进地使合规文化形成。


 

案件处理过程中,HR与合规部门如何有效配合?


当合规证据收集得差不多后,请HR介入共同做访谈,通过HR向业务领导建议一个合理的决策。也可通过委员会进行决策,合规委员会的职责是后期评估业务领导的决策,如果业务领导有利益冲突,决策被合规委员会否决了,他的压力会非常大。假设碰上棘手的案子,需要引入外部专业律师做评估,也需要到工会去报备,才能作出最终决定,以确保整个过程公平、公正,杜绝打击报复的现象。通过每一个案例,对公司的流程查缺补漏。




参会人评价:

Magen演讲非常有收获。建议主持访谈形式+律师讲座结合的形式会更好。-- Vikki,Roche

 

每位嘉宾都分享了自己工作中的做法和经验,以及遇到的具体问题,给参会者提供了有价值的参考和借鉴,效果不错。-- 刘海生,林达利

 

演讲嘉宾非常专业,分享了行业内的相关经验和成果。建议增加演讲内容材料,如PPT,更好的提高演讲效果。-- Grace,Roche

 

讨论观点明确,兼有经验分享,如能增加其他人员讨论环节将更佳。-- 严婷,奥托立夫(上海)管理有限公司

 

干货多,嘉宾资深,现场伙伴参与积极,氛围很好。-- 刘玉,贝达药业

 

场地鸣谢:感谢中伦律师事务所的场地支持


特别鸣谢上海嘉中投资管理咨询有限公司、环球律师事务所、德勤企业咨询(上海) 有限公司、君合律师事务所四家协会年度合作伙伴对协会的大力支持

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