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【活动回顾】1月活动报道之“如何配合及应对突击检查”

原创2018.2 合规行业专业圈

黎明突袭,继刑事调查之后,对于法务和合规人员而言,是个不容小觑的挑战。那么,为了配合海关、工商甚至发改委的突袭检查,各大公司该如何制定规范化流程呢?


嘉宾

中伦律师事务所合伙人   Gary Gao

武田大中华区合规负责人  Marx Zhou

赛诺菲医学合规负责人       Daming Pan


什么是黎明突袭?


“黎明突袭”是指执法机关在不事先通知调查对象的情况下,针对相应公司或具体员工开展的现场检查或调查,颇有“攻其不备、出其不意”之意。


具体而言,黎明突袭有四种类型。一是地方工商部门的抽查;二是工商或发改委等针对商业贿赂及违法垄断行为所进行的行政调查;三是公安或检察机关针对刑事犯罪的调查;四是多部门的联合执法,如果工商行政管理机关认为企业商业贿赂行为有可能构成犯罪时,在其发起商业贿赂行政调查时,往往会同公安机关联合执法,该方式在全国性商业贿赂的专项打击活动中尤为常见。


各部门根据其职责进行不同形式的黎明突袭。从工商部门来看,往往是收集、调取证据;询问当事人、证明人并要求他们提供证明材料以及与违法行为有关的其他材料;抽样取证,登记保存证据;检查自然人人身及其住所;责令当事人暂停销售、不得转移隐匿销毁有关财务。从税务部门来看,往往是检查账簿资料及电子信息,检查应纳税商品等资产及代扣代缴等税款的经营情况;询问有关问题,检查有关单据、凭证等资料;账户检查,采取税收保全和税收强制执行措施,通过记录、录音、录像、照相和复制等方法调取有关的情况资料。但在实践中,各地工商机关就商业贿赂的执法原则不尽相同,因为商业贿赂主要受制于《反不正当竞争法》,而该法并没有明确在商业贿赂调查中执法机关有权采取查封、扣押等强制措施。

 

黎明突袭与飞行检查


国家食品药品监督管理总局医疗器械监管司司长孔繁圃曾说:“飞行检查中贯彻‘双随机一公开’的原则,即在被检查单位库和检查员库中,随机抽取检查员和检查单位,然后形成检查任务。同事贯彻‘三不知、一公开’的原则,即在到达被检查单位所在地之前,检查员、属地监管部门、被检查单位均不知道此次检查任务。”由此可见,“黎明突袭”与“飞行检查”的共同特点在于“不告知”,即无法提前预知检查的时间、项目等信息。但飞行检查更多的应用于医药行业,并且侧重于组织性、贯彻性及随机性;黎明突袭则更体现着目的性。

为了更好地了解黎明突袭与飞行检查,下面介绍两则典型案例。2014728日上午刚上班,员工们走进办公室便发现穿着工商总局制服的人正在微软办公室内查封资料,并且问话微软员工。而且,不只是在北京,微软在上海、广州、成都的办公室几乎也在同一时刻,有大量工商总局的人进入,进行着同样的工作。2017828日,食品药品监管总局组织相关监管人员与专家组成飞行检查组,对武汉市葆春蜂王浆有限责任公司实施了飞行检查,检查过程中,发现该公司存在冷冻库房防鼠装置不完善、叉车进料带来污染隐患、不合格原料退货和处理记录不规范等问题,故对该公司以飞行检查警示函。

 

积极配合黎明突袭


应对黎明突袭主要考虑三个阶段:


 1.突袭前:做好准备

••建立黎明突袭应急团队或者危机应对小组:确定团队成员构成并明确其职责;

 制定应对黎明突袭的行为指南、培训计划:制定行为指南作为员工应对黎明突袭的书面参考;制定培训计划,适时对员工开展培训;

•实行妥善的日常管理制度:实行“clean desk policy”避免敏感文件外流;制定并执行适当的数据留存指南,确定可保存或可删除的文件层级。


 2.突袭中:妥善应对

•首要原则:保持冷静并配合行动。实践中,企业给监管机构吃闭门羹一般只会导致两种结果,要么监管机构现场拨打110委托有权限的公安警察协助强行进入现场,要么当天无功而返下次再进行检查。但无论哪种情况,都属于监管机构处罚原则中的加重情节。但是配合不代表对调查人员有求必应,礼貌接待调查人员;

• 核查调查人员的工作证件及调查行动的授权文件;

•向黎明突袭应急团队(包括外部律师)报告:要求调查人员等内、外部法律顾问/律师到场后再开始检查,至少要求等内、外法律顾问、律师到场后才可以开始询问员工;

 如情况允许,尽量保证执法人员的检查/调查行为全程有公司人员陪同:在应急团队成员到达前,尽量全程陪同执法人员或调查人员,并对其内容进行实时记录;

•保持良好的合作精神,配合地向监管机构提供事实情况,并努力向监管机构说明问题及自身为此做出的努力,这样不但不会导致坦白从严,反倒更可能获得监管机关的理解甚至免于处罚。


 3.突袭后:全面评估

• 聘请外部律师进行评估,开展内部调查;

• 制定针对突袭事件的应对计划;

• 积极与调查机构沟通,了解调查结果及是否有后续事宜。

遭遇黎明突袭,并不代表企业只能面对一个不可逆转的结局,配合和沟通的方式可能对处罚幅度和调查结论有不同的影响,应采取以上的措施进行补救及修复。

 

突袭检查后,公司对相关问题人员如何处理?


倘若相关人员被刑事调查,公司不能立即解除该员工,而应在得到法院的判决结果后,对该员工进行相应处理,但在调查期间可以对该员工停发工资。如果被刑事调查的员工行为涉及到公司,那么公司会考虑在该员工是无辜的假设下,给该员工推荐两到三名律师,并通过签订协议的方式进行借款。这样,既避免了公司通过用金钱来收买员工的嫌疑,又可以明确说明一旦该员工被定为有罪,律师费需要返还给公司。另外,公司可以通过律师实时了解调查的动态情况。倘若相关人员被行政调查,在实际中,大部分公司会比较激进,直接终止关系。但不论员工是被刑事调查还是行政调查,公司都应尽早开始调查,并且采用录音记录的方式以避免不必要的嫌疑或者事先通知司法机关要开展调查。

 


不管是在黎明检查还是在飞行检查中,员工在和工商部门进行交涉的时候,要注意些什么原则,被经常检查的公司是否要在日常增加和工商部门之间的交流?

员工在和工商部门交涉的时候,首先要说明自己的权利和义务,明确执法人员想了解的内容是否在自己的职责之内,因为体制下的执法人员专政意识比较强,需要员工巧妙应对;另外,由于高管顾虑太多,往往会把简单的问题复杂化,所以在面对执法人员时,针对性地回答问题即可。增加和工商部门之间的交流不具有必要性。在遇到检查时,善意假设每个人都是好人,大家会齐心协力解决同一件事情,而不是发自内心的对抗。公司和工商部门之间的交流归根到底是在法律之外的人与人之间的沟通,为了便于双方的工作,双方都会主动地进行友好交流。


参会人评价:


这次的讨论非常有意义、实用;与实践操作比较贴合,大家讨论很激烈,干活比较多,平时公司也会做FCPA培训,但是这次听起来更有趣生动且具实践操作性。-- 叶璟,西比曼

 

演讲人丰富的行业经验让我受益良多,发现自己有许多可以提升的空间,也学习了good practice和bad practice。-- Elsie Huang,Perkin Elmer


场地鸣谢:感谢中伦律师事务所的场地支持


特别鸣谢上海嘉中投资管理咨询有限公司、环球律师事务所、北京市中伦(上海)律师事务所、君合律师事务所、美国凯易律师事务所五家协会年度合作伙伴对协会的大力支持

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