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九月活动报道(第一讲)

原创2017.09 合规行业专业圈

大家也知道,人总是有交往的需求,包括在座的除了交流业界的体会之外,其实我们这些从业人员包括这个协会本身实际上就是人际交往的一种形式。那么有交往必然会产生利益,因为我们已经从一个熟人的社会变成了一个陌生人的社会,当中有血缘、地缘,已经变成了利益相交的问题。9月29日,在罗氏制药“京都大学”会议室,我们有幸请到了三位嘉宾来为我们深入探讨“利益冲突”这个话题。


如何解决“利益冲突”隐患


嘉宾:

中伦律师事务所合伙人高俊

Linde北亚区合规负责人James Dai

Lowe's 亚太总法律顾问 Forrest Fu


 

利益冲突的概念


利益冲突其实在公司当中不断地会遇到,但是真正说什么是它的定义其实是一直都没有去仔细考虑过的,只是感觉这个事情好像不是很对,然后就觉得需要我们深入探讨一下,所以后面就利益冲突有去查这方面的资料。Forrest分享了一位名为Jeffrey Kaplan的律师的观点,他在2012年的时候创建了自己的blog,专门讲conflictof interest blog。他是比较有名的在美国业界内针对利益冲突谈论比较多的一位法学律师,同时也是一位教授。关于利益冲突,Jeffrey认为利益冲突分为3类。第一类是Potential,潜在的利益冲突;第二类是Apparent,比较明显的利益冲突;第三类是Actual Conflict Of Interest,就是实质上已经发生了这些利益冲突。那么怎样来界定这三个类别, Jeffrey给出了一些例子,针对Potential的例子:甲在A公司工作,A公司有一家供货公司B,甲的女儿在考虑是否要向B公司申请一个公司的职务。在Jeffrey作为律师看来,这就是所谓的Potential Conflict Of Interest,因为它还没有发生,是一位高管的女儿在考虑要不要去供货公司去获得一个职务,这个时候并不能说已经有Conflict Of Interest,这只是个Potential,那么这个Potential对于公司来讲,可能更多的是要劝你的员工,如果你的女儿成为了B公司的员工的话,你是要揭露的,但是在这之前它是Potential的,并没有任何问题。Apparent Conflict Of Interest的案例,甲在A公司工作,A公司在考虑一家供货公司,这时候B公司过来说我们可以给你提供最好的服务、最好品质的产品、最优惠的价格,B公司在所有的竞争对手中脱颖而出。但是有个问题,B公司的一位总负责人正好是A公司一位高管的弟弟,A公司的高管并没有参与到整个角色过程中,而且这个时候A公司本身也有非常好的政策,确保这位高管不会运用自己和弟弟的关系介入到这个利益冲突中去,这个时候我们会把它定义为Apparent Conflict Of Interest而不是Actual Conflict Of Interest。那么Apparent Conflict Of Interest对于公司来讲,需要去做政策宣讲,还要去做争议检查,去确保这个员工真真实实的不会参与到角色过程中去。

 


刚刚从纵向的时间线上做了一个利益冲突的分类,换一个角度还有别的分类方法,比如还有内部的利益冲突和外部的利益冲突。其实企业和企业之间有一个更外延的利益冲突,比如说,公司A和公司B双方成立一个合营企业C,往往会有一个非竞争条款,就是规定在这个合营企业运营的范围之内, AB不会和C进行竞争,这其实就是一种管理,如果发生冲突的情况下如何事先做好规范?

 

站在律所的立场要区分是正常的利益冲突还是已经产生一些不当利益或者说是因为私利而产生的利益冲突。如果不出事、没有发生利益冲突的话那么一般还是在公司内部通过培训这些来进行约制;如果一旦发生了以后这些调查可能就会涉及到外部利益冲突的操作。近两年大陆法和英美法有合流的趋势,特别中国越来越倾向于英美法的操作手法,就是说光讲利益冲突是空的,要讲案子、例子,在这个过程当中根据一些要素去判断是不是要披露,是不是有不当的利益冲突存在。那么也就引出了我们第二个问题如果有不当的利益冲突,怎么去处理?

 

如何去处理利益冲突的问题


首先,在公司内部,当一个员工入职之前肯定会经过背景调查来确保他没有任何问题,这个不仅包括了他的专业、职业道路上有没有刑事或者民事责任,也包括他要去披露他在入职以前是不是和其他公司有过一些关系。比如说如果你今天雇佣了一个人,他原来在你的供货公司提供帮助的话,那这样一个员工以后在做决策的时候,是不是要把他排除在这个决策的范围以内,这个是第一个我们要去做到的。现在很多公司都有个“尽责过程”,在做的时候可能有些做的比较深一点、有的比较浅一点。做的浅一点的话,可能是通过HR打电话到之前的公司做尽职调查;做的深一点的话,甚至是要通过你们的第三方,比如说像律师事务所或者会计事务所他们都有做这些事前核查,他们可以告诉你这个员工在过去有没有不诚信的问题。Forrest表示五年前加入Lowe's的时候要做背景调查,对合规官的要求比较高,所有的背景调查都是FBI去查证的,需要给到50个人的联系方式,一个个打电话过去。


第二,流水化的透明决策。如果这个供货商可以给你提供最好的产品、最好的品质、最优惠的价格,你为什么不去选他?反过来讲,如果这家公司并没有达到这些要求,那你又为什么去选他?这个透明化的要求必须要通过合规官去灌输给到采购或者是其他那些需要做决策的团队,让他们了解在做决策的时候必须要不单单从自己和供货商之间的关系去考虑,而应该更多的从公司考虑,而且他们必须要了解公司的合规官随时随地会去审核业务做出的最后决策。很多公司会说希望法务部去介入他们整个决策过程,对于这点合规官表示个人观点不是很推荐,虽然内部律师懂业务,但是不代表律师需要介入到决策的方方面面,美国律师法非常明确说明律师是不能介入到商业决策中去的。但我们可以做事后审核,调出他当初做这个决定的档案,问他为什么这样去决定。首先他需要告诉我们这是一个群体决策,不是个人决策;同时我们会需要他给到我们这些当时能够作为最后最终决策的决定因素,价格、交货期、产品品质、信誉等一系列综合信息必须给到我们。然后我们从一个客观的第三人角度去判断这个决策是不是合理。只有这样才能去逼他们把决策透明化,而不代表每次他们做决策我们都要去看一下。只要能够做到20次决策做一个循环审核,达到一个敲山镇虎的作用就足够了。



第三,对公司高层灌输合规概念。今年上半年,安永发布过一份亚太区的合规报道,48%的高管认为公司在做决策的时候,为了公司获得更加大的利益要去给出一些不当利益,他们可能觉得那是ok的。如果这48%的高管真的是这样想的话,那么公司是有很大风险的。所以对于公司来讲,我们要去不断培训,去灌输这些要求给到公司高管,告诉他们忠诚业务不代表是牺牲合规的要求去换得公司的利益,而是要求是在尽职尽力,保护公司的利益,同时也要保护公司的诚信和信誉。


第四,合规培训。新员工培训中的合规模块、每年峰会的员工合规培训。只有做到足够多的培训、足够多的修正,公司才有可能当有合规事情发生之后规避自己的责任,所以很多公司正在加强培训,同时,也要确保有文档能够证明培训的有效性。其实今年更新的ISO37001融会贯通了英美法体系、大陆法。其最大的特点在于指导如何去用文件证明你们边界的文件,如何确保你们的培训的有效行(记录存放),调查报告的准备等。

 

利益冲突发生以后的一些处理方式


一旦利益冲突这样的现象发生,对于企业来说内部可能马上就会想到启动内部调查。当然企业首先会使用自己企业内部的资源,尤其是在证据还不充分的情况下,企业更多地是想先要了解清楚,然后再考虑是不是要引入外部资源,甚至是要对外进行举报。对内进行利益冲突的调查,如果能够核实到相应的情况,企业往往采取解雇、终止劳动合同这样的措施。但是,有些情况在你未必能够掌握充分线索的情况下,往往会陷入一个两难的境地,有时还担心甚至被相关的员工反诉,相信这个是大家面临到的挺实际的一个情况。在这样的情况下企业的风险如何去防范?往往这些又是核心员工,他们可能掌握着企业非常多的资源,如果说处理不当的话,那对企业会产生非常不利的影响和危害,这相信是众多合规官心里的担忧。另外一点,当我们进行调查的时候,往往会牵扯到一些我们本来并不掌握的事实和情况,在这种情况下,怎么去处理?有时候跟老板最初的想法是有背的。老板想的很明确,我要针对这件事情杀一儆百、一定要把这个事情解决掉,把这个事情传达出去。一旦扩散,事后再要弥补其实就很难了,因为如果发现还牵扯其他事的话,再想把这个profile降下来有时候是件难事。


这里也有很多合作的技巧,要和HR、业务部门等等进行合作,业务部门可能会认为合规官是居高临下调查的态度,置我们的业务于不顾。每位合规官的方法都不同,有的合规官认为和业务部门保持良好的沟通,人家才愿意将心比心地沟通交流;有的合规官认为合规官应当保持独立性。举报人往往来自公司内部,他怎么来看待你这个人就是他选择是进行内部举报还是外部举报的关键。内部举报机制设立的原因是为了能够避免外部举报。为什么要选择内部举报?因为他相信内部的合规部门能够独立的完成内部调查。如果今天合规部门被质疑了,那么代价就是要么他会向外举报,那么所有的调查就必须使用一家外部的律师事务所来做,而不能由合规官来做调查。


9月合规话题第二讲“不同从业背景的合规人员的职业发展路径”,敬请期待明天报道。






参会人评价:


理论结合实践,深入浅出,有启发。互动可以更多一些,台上嘉宾互动不错,台下时间可以更多一些。-- Janet,Lilly

 

关于合规人员职业发展的讨论,让我们回顾了合规人员的前世今生,更是展望了未来的发展方向。-- Kenneth,海正辉瑞

 

可以就具体事例在做进一步分享。 -- Ivan,LBS

 

很有启发。 -- 贾寿萍,泰凌制药


场地鸣谢:感谢罗氏制药的场地支持


特别鸣谢上海嘉中投资管理咨询有限公司、环球律师事务所、北京市中伦(上海)律师事务所、君合律师事务所四家协会年度合作伙伴对协会的大力支持

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